Mein Datenschutz-Blog - #THEPRIVÄCY

Phishing-Mails sind ein beliebtes Mittel von Cyberkriminellen. Phishing-Mails zu erkennen ist nicht immer einfach. Wir zeigen auf, wie Sie sich Verhalten sollten - auch im Ernstfall. 

Aktuell sind viele Phishing-Mails im Umlauf. Die Menschen werden durch aktuelle Themen auf Fake-Seiten gelockt oder es werden Schadsoftware auf den Rechner installiert.

Phishing-Mails müssen erkannt werden - anderenfalls muss entsprechen gehandelt werden

Hier mal wieder ein typischer Fall aus unserer Datenschutz-Praxis: Datenschutz im "Offboarding-Prozess". Ein Mitarbeiter scheidet also aus dem Unternehmen aus. Kann der Arbeitgeber den E-Mail-Account dieses Mitarbeiters einfach schließen? Können die E-Mails an einen Kollegen weitergeleitet werden? Wie ist mit E-Mails umzugehen, die ausdrücklich an ihn gerichtet sind? Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht bietet in seinem Tätigkeitsbericht für 2015/2016 einige Orientierungshilfen für diese Fragen.

Existieren schon Regelungen zum Offboarding?

Vorab sei auf Folgendes hingewiesen: Falls zu diesem Thema eine Betriebsvereinbarung / Verfahrensanweisung / Arbeitsanweisung existiert, ist alles klar. Es gelten die darin getroffenen Regelungen. Manchmal treffen das Unternehmen und der ausscheidende Mitarbeiter auch eine ausdrückliche Vereinbarung bezüglich der E-Mail-Accounts und der nach dem Ausscheiden eingehenden E-Mails, etwa in einem Aufhebungsvertrag. Schön für alle Beteiligten! Denn das schafft Klarheit.

Eingehende E-Mails für ausgeschiedene Mitarbeiter - ein Datenschutz-Problem

Und wenn nicht?

Aber was ist, wenn es an Beidem fehlt? Vielleicht lässt sich noch über eine einvernehmliche Regelung reden. Aber manchmal erscheint das kaum vorstellbar, etwa nach einer fristlosen Kündigung. In solchen Fällen hilft die Meinung der Datenschutzaufsicht weiter.

Wieder sind gefälschte E-Mails im Umlauf und dabei besser getarnt denn je. Daher gilt es: Gehen Sie behutsam mit empfangenen E-Mails um. Öffnen Sie die Anhänge nicht wahllos und klicken Sie nicht auf die Links.

Falls Sie heute oder in den nächsten Tagen und Wochen eine E-Mail der IHK-Studien erhalten, welche mehrere Links erhält, dann klicken Sie bitte keinen hiervon an. Informieren Sie sofort Ihren IT-Administrator oder Ihr zuständiges IT-Systemhaus.

Gefälschte E-Mails sind besser getarnt denn je!

Der Aufbau der E-Mail entspricht diesem Schema:
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Von: Andre Schneider <schneider@ihk-studien.de>

Eine Mail mit personenbezogenen Daten geht per CC versehentlich an Adressaten, die sie gar nicht erhalten sollten. Personalunterlagen werden per Post an den falschen Herrn Meier geschickt. Alles nicht so schlimm? Eine kurze freundliche Entschuldigung, und alles ist wieder gut? So einfach ist es leider nicht!

EU-DSGVO und die Pflicht, Datenpannen zu melden

Die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) enthält eine Verpflichtung, Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu melden. Dies muss im Normalfall binnen 72 Stunden geschehen. Eine Ausnahme hiervon gilt nur dann, wenn voraussichtlich nicht mit Risiken für die betroffenen Personen zu rechnen ist. So regelt es Art. 33 Abs. 1 EU-DSGVO.

EU-DSGVO - So vermeiden Sie Datenpannen durch Fehlversendungen per Post und per E-Mail

Jedes Unternehmen muss sich so organisieren, dass es Datenpannen tatsächlich bemerkt. Anders gesagt: Es muss seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu verpflichten, Datenpannen auch zu melden.

Viele Arbeitnehmer tun es gelegentlich: Sie leiten eine dienstliche Mail nach Hause auf den privaten E-Mail-Account um. Alles kein Problem? Es kommt darauf an! Nicht alles, was einem Arbeitnehmer vernünftig erscheint, ist es auch aus der Sicht der Gerichte.

Vernünftige Gründe

Die Gründe für das Weiterleiten einer E-Mail sind unterschiedlich. Ein Beispiel: Tags-über hat die Zeit nicht gereicht, um eine wichtige, aber ziemlich umfangreiche Mail zu lesen. Also möchte man das abends zuhause nachholen. Ein weiteres Beispiel: Eigentlich möchte man am nächsten Tag im Homeoffice (auch: Home-Office) das dienstliche mobile Gerät nutzen. Gerade jetzt „spinnt“ es aber. Also weicht man mit den wichtigsten E-Mail-Nachrichten sozusagen auf den privaten PC aus.

Weiterleitung von Mails nach Hause - Darf man das?